Sie haben Interesse: FAQs
Ev. Kirchengemeinden aus Baden, kirchliche Stiftungen und Referate des Evangelischen Oberkirchenrates mit ihren Diensten und Einrichtungen können für spendenfähige Projekte über das Spendenportal und auf ihrer Homepage Spenden sammeln. Auch rechtlich selbständige Fördervereine, rechtlich selbständige Stiftungen oder eigenständige diakonische Einrichtungen dürfen das Spendenportal nutzen.
Der Vorteil: Sie können den Online-Spendenaufruf digital einbinden und auch per QR-Code um Spenden bitten.
Spenderinnen und Spender können auf Ihrer Homepage unmittelbar den Spendenvorgang starten und ohne weiteren Seitenwechsel auch abschließen. Sie können die gewünschte Spendenhöhe festlegen und bestimmen, ob es eine einmalige Spende oder eine sich wiederholende Dauerspende sein soll. Im Laufe des Spendenprozesses können sie angeben, ob eine Zuwendungsbestätigung gewünscht wird. Sie können dabei aus verschiedenen Zahlweisen auswählen: Bankeinzug, ApplePay, Google Pay, PayPal oder Kreditkarte.
Die Spenderinnen und Spender erhalten aus dem System umgehend eine E-Mail, die für die Spende dankt. Die Projektverantwortlichen erhalten eine Kopie dieser Mail.
Für die klassische Spende per Überweisung geben Sie gleichzeitig in gewohnter Weise Ihre Kontonummer an.
Die Spenden gehen auf das landeskirchliche Spendenkonto bei der Evangelischen Bank ein. Sie werden Ihrem Projekt in voller Höhe gut geschrieben, evtl. anfallende Kreditkarten- oder PayPal-Gebühren werden von der Servicestelle Fundraising übernommen.
Sie erhalten eine automatisierte Info über jede Spende. Diese entspricht der Meldung, die an die Spender verschickt wurde.
Die Spendengelder werden bei Projekten außerhalb des Evangelischen Oberkirchenrats jedes folgende Quartal an das im Projektantrag genannte Konto überwiesen. Dies kann bis zu vier Wochen Bearbeitungszeit beanspruchen. Wegen der Buchung zum Zahlungseingang kann es sein, dass Spenden, die kurz vor Quartalsende getätigt wurden, erst im nächsten Quartal von uns verarbeitet werden.
Bei Projekten mit Sitz im EOK werden die Spenden bei Zahlungseingang direkt auf die im Projektantrag genannten Haushaltstellen gebucht.
Der Zweck eines Spendenprojektes sollte gut gewählt sein.
Beachten Sie das Gebot der zweckgemäßen und zeitnahen Mittelverwendung:
Die Spendengelder müssen zeitnah (2 Jahre), unmittelbar und ausschließlich für den genannten Spendenzweck verwendet werden. Diese gesetzliche Verpflichtung hat Konsequenzen: Kann ein Zweck nicht realisiert werden oder überschreiten die Spenden den Bedarf, müssen Spendengelder zurück überwiesen werden!*
Wir empfehlen daher, Ihr Projekt offen zu formulieren: "Unterstützen Sie das bunte Leben in unserer Gemeinde" und weisen Sie dann in der Textbeschreibung auf die momentan dringend anstehende Orgelsanierung hin. Damit ist die Zweckbindung nicht auf die Orgel reduziert.
Einmalige oder kurzfristige Aktionen wie z. B. das Sammeln für ein Konzert oder eine Ausstellung: Da auch unsere Arbeitsressourcen begrenzt sind, behalten wir es uns vor, derartige Anträge abzulehnen. Mindestdauer eines Antrags sind sechs Monate Nutzungszeit.
*Beachten Sie dazu die Kapitel "Gebot der zeitnahen Mittelverwendung" und "Zweckbindung einer Spende wird nicht erreicht oder überschritten" in folgendem Download: 1Erläuterungen und Fallbeispiele Spenden und Zuwendungsbescheinigungen [470.2 kB]
Mit der Aufnahme eines Projektes im Spendenportal und der Implementierung auf Ihrer Homepage ist nur der Anfang gemacht, es fließen nicht automatisch Spenden.
Es gilt, Werbung auf allen Kanälen zu machen:
- Abkündigung im Gottesdienst
- Hinweise im Gemeindebrief, ebenfalls mit QR-Code
- QR-Codes (s. u.) in den Liedblättern besonderer Gottesdienste und anderen Printmedien
- Newsletter
- Fußzeile in jeder E-Mail (Signatur)
- usw.
Und: der Spendenaufruf muss immer wieder kommuniziert werden, weil er in der Informationsflut, die uns alle überrollt, sonst untergeht.
Wir unterstützen Sie gerne und bieten dazu verschiedene Schulungsformate an.
Wenn das Projekt im Spendenportal eingerichtet wurde, werden die Projektverantwortlichen von uns informiert. Danach sind sie verpflichtet, innerhalb der nächsten 2 Wochen das Spendenformular zusammen mit Ihren Bankdaten für diejenigen, die nicht online spenden möchten und eine Überweisung bevorzugen, bei sich einzubinden. Senden Sie uns danach den Link zur Unterseite mit der Einbindung.
Wir bitten dafür um Verständnis, wenn das für Sie selbst nicht notwendig erscheint, da Sie planen, in erster Linie über QR-Code o. ä. sammeln. Wir müssen aufgrund begrenzter Personalressourcen hier einen Standardprozess ohne Ausnahmen vorgeben.
Wir bitten dafür um Verständnis, wenn das für Sie selbst nicht notwendig erscheint, da Sie planen, in erster Linie über QR-Code o. ä. sammeln. Wir müssen aufgrund begrenzter Personalressourcen hier einen Standardprozess ohne Ausnahmen vorgeben.
Gleichzeitig sind Sie mit Einbindung der Online-Spende verpflichtet, den Datenschutzhinweis Ihrer Homepage anzupassen.
Ablauf: Sie erhalten von jeder Spende eine Kopie der Danke-Mail an die Spendenden. Sie können ihr entnehmen, ob es sich um eine Dauerspende oder Einzelspende handelt und ob eine Spendenbestätigung (Zuwendungsbestätigung) gewünscht wurde. Das erkennen Sie daran, dass in der weitergeleiteten Danke-Mail dieser Satz erscheint: Ihre Spendenbestätigung erhalten Sie nach Zahlungseingang über die Projektverantwortlichen ...
In diesen Fällen erstellt die Servicestelle Fundraising nach Zahlungseingang die Zuwendungsbestätigung und leitet sie gemäß Projektantrag weiter. Sie brauchen diese nicht anzufordern. Der Zahlungseingang erfolgt - je nach Zahlungsart - innerhalb von 3-10 Werktagen.
Mit Teilnahme verpflichten Sie sich zu einem zeitnahen Versand mit Dank innerhalb 14 Tage nach Erhalt der Zuwendungsbestätigung. Spenden ohne Wunsch sollten sofort bedankt werden. Wir versenden die Zuwendungsbestätigungen bewusst nicht über die Servicestelle, da nur die Projektverantwortlichen einen persönlichen und projektbezogenen Dank realisieren können.
Bei Dauerspenden mit Wunsch nach Zuwendungsbestätigung informieren wir Sie nach Eingang der Erstspende über das Vorgehen.
Falls sich ein Spender / eine Spenderin bei Ihnen meldet, weil eine Spendenbestätigung fehlt, soll sich diese Person bitte an fundraising@ekiba.de wenden, wir erstellen dann die Bestätigung. Genauso, wenn die Bestätigung verlegt wurde.
Eine Archivierungspflicht für die Zuwendungsbestätigungen des Spendenportals besteht nicht, diese liegt bei der Servicestelle Fundraising als Ersteller.
Für alle Projekte außerhalb des EOKs gilt: Es ist eine Zuwendungsliste zu führen (Kirchenrecht 503.200 4.1. Satz 14), weiteres wird im Abschnitt "Auszahlung" erklärt.
Sollte Ihr Projekt beendet sein, informieren Sie uns umgehend, damit das Projekt von der Seite gutes-spenden.de genommen wird. Es reicht nicht, das Spendenprojekt bei Ihnen von der Homepage zu nehmen. Wenn das Projekt auf gutes-spenden.de nicht gelöscht wird, verletzen Sie u. U. bei einer erneuten Spende Ihre Pflicht zur zweckgemäßen Mittelverwendung.
Die Spendengelder werden bei Projekten außerhalb des Evangelischen Oberkirchenrats quartalsweise an das im Projektantrag genannte Konto überwiesen mit dem Überweisungszweck „Spendenportal x. Quartal Projektname“. Dies kann bis zu vier Wochen Bearbeitungszeit beanspruchen.
Bitte informieren Sie alle beteiligten Personen incl. Ihrer Buchhaltung über dieses Procedere, vielen Dank. Wir erleben immer wieder, dass Überweisungen gesucht werden, weil die Zuordnung nicht mit dem zuständigen VSA besprochen wurde.
Kleiner Hinweis: Wir buchen immer mit dem Datum des Geldeinganges, nicht dem Datum der Spendentätigung im Spendenportal. Je nach Zahlungsweise liegen bis zu zwei Wochen zwischen Spendentätigung und tatsächlichem Zahlungseingang. Deshalb kann es vorkommen, dass Spenden, die kurz vor Quartalsende getätigt wurden, erst im nächsten Quartal von uns verarbeitet werden.
Gemäß Kirchenrecht 503.200 4.1. Satz 14 sind Sie verpflichtet, für alle Zuwendungen eine Zuwendungsliste zu führen. Dafür haben wir eine Vorlage erstellt mit seitlicher Summenbildung, die es Ihnen gleichzeitig erleichtert, die Quartalsüberweisungen nachzuvollziehen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei Dauerspenden nur eine Infomail über die erste Spende erhalten, übertragen Sie diese dann selbstständig im angebenden Intervall. Dauerspenden werden - unabhängig vom Datum der Erstspende - vom System immer am 16. des Monats umgesetzt.
Hier der Download mit Anleitung auf dem letzten Tabellenblatt:
Die laufenden Kosten für den Betrieb des Spendenportals incl. Gebühren und dem damit verbundene Personaleinsatz werden für die meisten Projekte von der Servicestelle Fundraising getragen.
Nur wer regelmäßig mehr als 4.000 Euro Spenden einnimmt, wird für die Nutzung mit 2,5 % vom Umsatz sowie den anfallenden Gebühren für die Zahlungsdienstleister belastet. Ebenso, wer einmalig mehr als 10.000 Euro an Spenden über das Widget einnimmt.
Diese Gebühren sind bedeutend niedriger, als wenn Sie sich selbstständig bei einem Dienstleister anmelden würden.
Sie benötigen:
- Ansprechender Titel (max. 64 Zeichen mit Leerstellen)
- Kurzer Slogan (1 Satz)
- Werbende, ansprechende Projektbeschreibung (600-1.000 Zeichen mit Leerstellen)
- Bild zum Projekt mit Copyright (mind. 1 MB)
- Ansprechperson mit ekiba-Mailadresse
- Bild Ansprechperson mit Copyright (mind. 500 KB)
- Ihre Bankverbindung (oder die Spenden-HHSt, wenn Sie im EOK angesiedelt sind)
- Evtl. Gemeinnützigkeitsnachweis als pdf (Wenn der Projektträger ein rechtlich selbständiger Förderverein, eine rechtlich selbständige Stiftung oder eine eigenständige diakonische Einrichtung ist)
Wir bemühen uns um eine schnelle Umsetzung, dies dauert eine Woche, da verschiedene Stellen im Evang. Oberkirchenrat beteiligt sind.
Das Spendenportal wird mit twingle und dem Homepagebaukasten LUKAS realisiert.
Der Einzug der Spende wird von der Evangelischen Bank veranlasst. Die Daten werden mit einer sicheren SSL-Verschlüsselung in eine Datenbank und zur elektronischen Kasse übertragen.
Datensicherheit und Einhaltung aller Datenschutz-Regelungen sind während aller Prozesse gewährleistet.